In 2016 opende Kasteel Brouwerij Vanhonsebrouck de deuren van een gloednieuwe brouwerij in Izegem. Bij de bouw van de brouwerij hielden CEO Xavier Vanhonsebrouck en zijn team rekening met de uitdagingen van de toekomst. Nu, vier jaar later, blijft de modernste brouwerij van Europa innoveren en investeren.
“Om verschillende processen te optimaliseren gaan we dagelijks op zoek naar de beste partners. Samen zoeken we naar oplossingen op het gebied van productie en distributie. Recent zijn we ook een samenwerking met JCON gestart voor het opstarten van WinSAD, een douanesoftware die onze dienst logistiek enorm helpt bij het invullen van de documenten voor accijnsvrije aankopen. Door te investeren in automatisering en digitalisering willen we onze werknemers de beste werkomstandigheden bieden”, legt HR-manager Lindsey Vanhonsebrouck uit.
Ergonomie op de werkvloer
In 2019 sloeg Kasteel Brouwerij Vanhonsebrouck de handen in elkaar met Kosme, een dochterbedrijf van Krones AG en specialist op het gebied van verpakkingslijnen. Brouwmeester Hans Mehuys vertelt: “Met Kosme hakten we de knoop door om zowel het vullen van de vaten als het herverpakkingsproces te automatiseren. De herverpakkingslijn automatiseert het ompakken van bakken naar dozen. Dit wordt momenteel allemaal nog manueel gedaan, wat natuurlijk een hoop werk is. Het proces wordt dus heel wat efficiënter en ergonomischer voor onze collega’s.”
Flexibiliteit onderweg
Voor de vertegenwoordigers die dagelijks op de baan zijn om (nieuwe) klanten te ontmoeten, investeerde de brouwerij in een CRM-oplossing. Customer Service Manager Thierry Waelkens legt uit: “Vroeger werden de gegevens van de indirecte klanten bijgehouden in ERP. Onze vertegenwoordigers hadden altijd hun laptop nodig om het bezoekrapport in te brengen en meestal moest dit nog gebeuren eenmaal ze weer thuis waren. Het werk na het bezoek was tijdrovend en daarom besloten we om de webapplicatie Efficy te gebruiken.”
“In Efficy staat alle klantinformatie waardoor onze vertegenwoordigers niet alles op voorhand hoeven uit te pluizen. Dit is bijvoorbeeld zeer handig wanneer ze onverwachts ergens langsgaan. Via hun iPad hebben ze alle informatie meteen bij de hand, alsook bruikleenovereenkomsten en jaarakkoorden. Zo kunnen ze snel en flexibel schakelen. Ook hoeven ze achteraf geen extra administratief werk meer uit te voeren, want alles registreren ze ter plaatse in de app. Die gewonnen tijd gebruiken onze vertegenwoordigers om meer klanten te bezoeken, wat bijdraagt tot een betere zakenrelatie.”
Hulp van douanesoftware
Het Excise Movement & Control System (EMCS) bewaart een elektronisch administratief document (e-AD) van alle accijnsbewegingen binnen de Europese Unie. Als brouwerij is de dienst logistiek vaak druk in de weer met e-AD’s voor accijnsvrije orders. Vroeger spendeerden Vitas Dhont en zijn collega al snel tien uur per week aan het invullen van deze documenten: “De ordergegevens gaven we via de website van de federale overheidsdienst financiën in. Dit duurde al snel 20 minuten per order en als je een aantal van die e-AD’s na elkaar moet invullen, wordt de kans op fouten natuurlijk groter”, aldus Vitas.
Daarom besloot de brouwerij om via JCON te starten met WinSAD. “Dankzij deze douanesoftware staan de meeste gegevens automatisch al ingevuld. Zo staat het order er meteen in en hoeven we enkel nog de datum van de verzending aan te passen. Ook kan het gebeuren dat we nog een nieuwe exporteur moeten aanmaken. Vooraleer we alle gegevens versturen, doen we nog een final check zodat de kans op fouten eigenlijk onbestaande wordt. WinSAD bespaart ons dus heel wat kostbare tijd die we nu kunnen besteden aan andere taken.”
Wat brengt de toekomst?
Ook in de toekomst belooft Kasteel Brouwerij Vanhonsebrouck te blijven investeren in efficiënte oplossingen op de werkvloer. “Door de processen per afdeling bij te schaven, geven we elke werknemer de kans om zijn of haar werktijd optimaal te benutten. Dat is aangenaam werken en motiveert de werknemer ook om elke dag het beste van zichzelf te geven”, besluit HR-manager Lindsey Vanhonsebrouck.
